Phân tích chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh: Làm sao cắt giảm 30% nhờ AI?

Là một chủ trung tâm, bạn có bao giờ tự hỏi: “Tại sao doanh thu không hề thấp, nhưng lợi nhuận cuối tháng lại không như kỳ vọng?” Câu trả lời thường nằm ở những khoản chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh “ẩn” mà bạn chưa tối ưu hóa. Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm trung tâm trên cả nước, Selfomy đúc kết rằng việc kiểm soát hiệu quả các chi phí này chính là chìa khóa then chốt để tăng lợi nhuận lên đến 30%.

1. Tại sao chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh luôn vượt ngân sách?

Thị trường trung tâm tiếng Anh Việt Nam đang bùng nổ với hơn 2.000 cơ sở, nhưng nhiều trung tâm gặp khó khăn về chi phí vận hành. Tổng chi phí hàng tháng cho một trung tâm quy mô vừa (100-500 học viên) dao động 200-500 triệu VND, bao gồm mặt bằng (20-30%), học liệu (15%) và nhân sự (40%). Tuy nhiên, phân tích chi phí vận hành trung tâm tiếng anh cho thấy, các khoản trực tiếp chỉ chiếm 60%; 40% còn lại là “ẩn số” từ quy trình thủ công, dẫn đến lãng phí lớn.

Bên cạnh đó, theo báo cáo của IMARC Group, thị trường Edtech Việt Nam dự kiến đạt khoảng 1,5-2 tỷ USD vào năm 2025, với CAGR 12,96% từ 2025-2033. Để phân tích chi phí vận hành trung tâm tiếng anh, phải xem xét cả trực tiếp (lương, thuê mặt bằng) và gián tiếp (lãng phí thời gian, lỗi hệ thống). Việc đào sâu vào các khoản ẩn là điều cần thiết, bởi chúng thường bị “che lấp” bởi báo cáo tài chính sơ sài. Qua đó dẫn đến việc các trung tâm mất trung bình 15-20% doanh thu do sai sót hành chính.

2. Phân tích 3 loại chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận trung tâm

Để cắt giảm chi phí, trước hết bạn phải hiểu rõ nó đang “rò rỉ” ở đâu. Ngoài các chi phí cố định như mặt bằng, lương giáo viên, có 3 nhóm chi phí ẩn lớn nhất đang âm thầm “bào mòn” lợi nhuận của bạn.

2.1. Chi phí “giờ làm việc” cho các tác vụ thủ công

Bạn có đang trả lương cho nhân viên để họ làm những việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian?

• Nhập liệu học viên, xếp lịch học thủ công: Mất ít nhất 2-3 giờ/tuần cho mỗi quản lý.
• Điểm danh, ghi chép sổ sách: 15-20 phút mỗi buổi học, nhân lên số lớp.
• Tính toán học phí, gửi thông báo thu tiền: Dễ sai sót và mất hàng giờ mỗi kỳ.
• Chấm bài tập, đặc biệt là Writing & Speaking: Mỗi giáo viên có thể dành 5-7 giờ/tuần chỉ để chấm bài. Đây là nguồn chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh khổng lồ nhưng ít được nhắc đến.

Tổng hợp lại, bạn đang lãng phí hàng chục giờ công mỗi tuần – một khoản chi phí nhân sự khổng lồ.

2.2. Chi phí cho các sai sót và rủi ro

Quy trình thủ công luôn đi kèm với rủi ro sai sót. Một lỗi nhỏ trong tính toán học phí có thể dẫn đến thất thu. Một lịch học bị trùng lặp khiến học viên khó chịu, thậm chí chuyển trung tâm. Việc chấm bài không nhất quán giữa các giáo viên có thể ảnh hưởng đến uy tín chất lượng đào tạo. Mọi sai sót đều được quy đổi thành tiền, trực tiếp làm tăng chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh của bạn.

Phân tích chi phí vận hành trung tâm tiếng anh từ các báo cáo ngành cho thấy, sai sót chiếm 15% tổng lãng phí, tương đương 30-50 triệu VND/tháng cho trung tâm trung bình, với tỷ lệ đóng cửa cao do thách thức vận hành.

2.3. Chi phí cơ hội từ hiệu suất làm việc chưa tối ưu

Khi đội ngũ của bạn mắc kẹt với các công việc hành chính, họ không có thời gian để tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị và doanh thu thực sự như: chăm sóc học viên cũ, phát triển chương trình học mới, hoặc triển khai chiến lược marketing.

Ví dụ: Mất 3 ngày để có một báo cáo (và nó đã lỗi thời). Bạn không thể ra quyết định nhanh. Trong 3 ngày đó, một học viên đã quyết định nghỉ học vì không được chăm sóc kịp thời. Đó chính là chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh được quy đổi thành doanh thu bị mất.

3. Lộ trình cắt giảm 30% chi phí vận hành trung tâm tiếng anh với Selfomy One

Vậy làm thế nào để cắt giảm 30% chi phí ẩn? Câu trả lời là chuyển đổi những “giờ làm việc lãng phí” thành “hiệu suất tự động”. Selfomy One không phải là một “chi phí” mới, mà là một “khoản đầu tư” chiến lược được thiết kế như một cỗ máy tối ưu chi phí bằng AI.

Lộ trình cắt giảm chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh của bạn tập trung vào 3 trụ cột giải pháp sau:

3.1. Tự động hóa nhập liệu & chấm bài bằng AI:

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để giảm tải công việc hành chính cho đội ngũ giáo viên, từ đó giảm chi phí lao động lặp lại.

• AI nhập liệu: Các tác vụ nhập đề thi IELTS, TOEIC từ PDF/file scan, vốn tiêu tốn 60-90 phút của giáo viên, nay được tính năng AI nhập đề thi tự động của Selfomy One xử lý trong dưới 5 phút. Việc này giúp giảm 95% thời gian nhập liệu, cho phép giáo viên tập trung vào chuyên môn giảng dạy.
• AI chấm bài: với AI chấm bài (AI scoring) Writing và Speaking, quá trình chấm chữa được thực hiện tức thì, khách quan. Giáo viên chỉ cần bổ sung 2-3 phút cho nhận xét chuyên sâu bằng giọng nói (tính năng Ghi âm nhận xét), thay vì 15-20 phút chấm thủ công. Điều này giảm thiểu tối đa chi phí nhân sự cho công việc chấm chữa.

3.2. Chuẩn hóa và tái sử dụng tài nguyên

Khi trung tâm mở rộng hoặc ra mắt khóa học mới, việc xây dựng lại giáo trình từ đầu là một nguồn lãng phí tài chính khổng lồ.

• Tái sử dụng linh hoạt: Tính năng nhập (sao chép) chương trình học cho phép người quản lý nhân bản toàn bộ phần, bài học hoặc đơn vị bài học từ khóa học cũ sang khóa học mới chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
• Giảm chi phí mở rộng: Điều này loại bỏ nhu cầu phải tái tạo nội dung hoặc xây dựng lại cấu trúc khóa học, giúp trung tâm tiết kiệm chi phí phát triển giáo trình và tăng tốc độ mở rộng quy mô.

3.3. Hợp nhất quy trình trên một nền tảng LMS

Việc sử dụng nhiều công cụ (Excel, email, App riêng) khiến dữ liệu bị phân mảnh, dẫn đến sai sót hành chính và lãng phí thời gian quản lý.

• Dữ liệu tập trung: Selfomy One là giải pháp All-in-one hợp nhất mọi quy trình: Quản lý học viên, quản lý bài tập, kết quả AI chấm, và báo cáo thu chi.
• Quản lý tinh gọn: Khi mọi dữ liệu được đồng bộ hóa trên một Dashboard duy nhất, quản lý dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên số liệu chính xác. Việc loại bỏ các lỗi sai hành chính và đảm bảo tốc độ phản hồi nhanh chóng (nhờ AI) giúp tăng tỷ lệ giữ chân học viên, đây chính là cách giảm chi phí marketing tìm kiếm khách hàng mới đắt đỏ.

Lộ trình này đảm bảo việc cắt giảm chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh được thực hiện một cách khoa học, bền vững và mang lại hiệu quả trực tiếp vào lợi nhuận cuối cùng.

4. Bài toán phân tích ROI trong vận hành

Hãy làm một phép tính đơn giản: Một trung tâm cỡ vừa (500 học viên) có khoảng 5 nhân viên giáo vụ/hành chính và 15 giáo viên.

1. Tiết kiệm từ giáo vụ: Tự động hóa báo cáo, nhắc phí, điểm danh… giúp tiết kiệm ít nhất 20 giờ làm việc/tuần (tương đương 50% thời gian của 1 nhân sự).
2. Tiết kiệm từ giáo viên: AI nhập đề, AI chấm bài, tái sử dụng học liệu… giúp tiết kiệm ít nhất 40 giờ làm việc/tuần (tương đương 100% thời gian của 1 giáo viên).

Tổng cộng, bạn đã tiết kiệm được chi phí tương đương 1.5 – 2 nhân sự toàn thời gian, chưa kể các chi phí cơ hội và chi phí sai sót. Con số 30% cắt giảm chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh (phần chi phí ẩn) là hoàn toàn thực tế.

Tìm hiểu thêm tối ưu chi phí IELTS LMS: https://selfomy.com/blog/toi-uu-chi-phi-ielts-lms/.

5. Kết luận

Để kiểm soát chi phí vận hành trung tâm tiếng Anh và đảm bảo lợi nhuận, việc áp dụng AI không còn là một lựa chọn mà là chiến lược bắt buộc.

Selfomy One cung cấp giải pháp LMS tích hợp AI đã được chứng minh, giúp trung tâm bạn chuyển đổi từ mô hình vận hành tốn kém sang mô hình tinh gọn, hiệu suất cao, đạt mức cắt giảm chi phí tối thiểu 30%.

Liên hệ Selfomy ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp LMS tích hợp AI và bắt đầu hành trình cắt giảm chi phí của trung tâm bạn!

Nguồn dữ liệu tham khảo:

1. IMARC (2024). Vietnam Edtech Market Report by Sector (Preschool, K-12, Higher Education, and Others), Type (Hardware, Software, Content), Deployment Mode (Cloud-based, On-premises), End User (Individual Learners, Institutes, Enterprises), and Region 2025-2033. 

Gsineducation (2025). Challenges and Opportunities in Vietnam International Education.